Au travail, le temps, c’est le nerf de la guerre. Si vous ne savez pas l’organiser et le découper en tranches, il devient vitre votre ennemi. À notre époque, on est souvent sous pression, les objectifs doivent être atteints avant d’être entamés, bref, le temps de vie professionnelle est quasi systématiquement synonyme de stress. Et ce, que vous travailliez en entreprise ou soyez votre propre patron.
Vous vous souvenez, on en en avait déjà parlé dans Travailler chez soi comment être efficace ? J’avais axé cet article, plus particulièrement, sur l’organisation spécifique des freelances. Mais je crois qu’il serait très utile de revenir à un point plus général sur l’organisation de votre temps professionnel.
# Redéfinir le temps de façon positive
« Je suis débordé », « J’ai un dossier à rendre pour… hier ! », « Ah, j’ai une grosse réunion réseau dans 3 jours et je n’ai pas eu le temps de m’y coller ! » Vous vous reconnaissez ? Le problème de notre temps professionnel, c’est souvent qu’on le perçoit de façon négative. On est débordé avant même d’avoir entamé la moindre tâche. Et on mélange efficacité et omniprésence au travail. Travailler le soir jusqu’à pas d’heure n’a aucun lien de cause à effet avec la définition d’un travail bien fait !
Le moment semble venu d’inverser la vapeur. Plus vous courrez, plus vous allez paniquer. Dites-vous que, SI vous vous ORGANISEZ, vous avez 9 chances sur 10 d’arriver à tout faire… Voyez votre temps de travail comme une course de fond, respirez et souriez !
# Connaître ses rythmes
Il y a un temps pour tout. Dans la vie en général, comme dans la vie professionnelle, on n’a pas le temps pour tout à n’importe quel moment. Dans une journée professionnelle, il y a plusieurs phases au cours desquelles vous serez plus ou moins efficace. Prenez-donc le temps de la réflexion et de comprendre à quel moment répartir le travail de fond et les rushs, selon VOTRE rythme. Faites les tâches administratives en début de journée et après le repas. Gardez les dossiers de fond pour les moments où vous savez capable d’une grande concentration.
# Arrêter de procrastiner
Procrastiner en soi, je ne suis pas contre. Il y a des gens qui ont besoin de remettre toujours tout au lendemain ou de travailler sous pression pour être efficaces. Mais si ça vous donne des ulcères et vous rend invivable pour votre entourage, je ne vois pas où est le bénéfice. Il y a un nombre incalculable de petits dossier qui peuvent être vite réglés et sans stress. En revanche, si vous vous interrompez en permanence pour checker vos mails ou répondre à une demande non-urgente, vous risquer de traîner cette tâche comme un boulet. Au final, elle vous demandera deux fois plus de temps. Donc, on arrête de procrastiner et on s’y colle. Maintenant.
# Organisez votre Agenda et NOTEZ vos tâches
Oui, une majuscule à Agenda, tellement ce mot est important. Je parle d’un Agenda papier, un bel objet très pratique que vous allez vous offrir. Et dans lequel vous allez noter vos tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc. Pourquoi papier et pas informatique ? Pour qu’il trône sur votre bureau et que vous n’ayez aucune excuse pour l’oublier. Vous l’ouvrez évidemment. Le soir, quand la journée est finie, refermez-le. Le lendemain, jetez un œil à la journée de la veille pour vérifier ce que vous devez reprogrammer ; à l’occasion, vérifiez les journées précédentes et reprogrammez aussi les oublis ou les tâches qui n’ont pu être faites. Offrez-vous le luxe de barrer les tâches accomplies, ça fait du bien au moral.
À noter : selon moi, l’organisation étant la clef, gardez le même agenda pour votre vie privée. Je ne pense pas que vous aurez envie d’ouvrir un autre agenda le soir en rentrant. Et une journée bien planifiée se pense le matin, dans sa globalité. Compartimentez juste vos pages. Si vous avez un rendez-vous chez le médecin prévu de longue date, pas question d’y caler une réunion par inadvertance. On ne pose pas non plus une mise au point avec la maîtresse entre la chèvre et le chou et avant de débattre d’un dossier houleux avec un client.
# Définir des priorités et des deadlines
Pour bien gérer son temps professionnel, il faut comprendre que toutes les tâches ne revêtent pas la même importance ni la même gestion en termes de temps. Il faut donc définir des priorités et des deadlines, apprendre à hiérarchiser et anticiper. Certains dossiers se programment sur plusieurs mois, d’autres une semaine, etc. Réfléchissez-y et planifiez correctement les choses. Les délais trop courts pour faire plaisir à votre boss alors que vous savez pertinemment que c’est intenable, c’est juste immature. Et source de stress… Ensuite, vous notez le tout dans votre AGENDA ;-)
# Pensez « outils »
Outils bureautiques, logiciels, cahiers… L’adage « aux bons ouvriers les bons outils » est un des plus malins qui soit. C’est valable dans tous les contextes. Avec de bons outils, vous gagnez du temps, vous vous simplifiez la vie, vous travaillez mieux. Donc, on investit dans du bon matériel, quelque chose de pratique, de joli et on a, à portée de main, tout ce dont on a besoin quotidiennement dans son contexte professionnel.
# Réagir au stress
J’ai appris à ne plus réagir « à chaud ». Si possible. Nous ressentons tous le stress. Encore faut-il pouvoir le faire retomber. Quand la panique commence à vous serrez la gorge, que vous vous dites que vous n’allez jamais réussir à tout faire, levez-vous, sortez du bureau, allez faire un tour. Vous n’avez aucune chance de prendre les bonnes décisions et de voir clair dans la gestion d’un problème si vous êtes stressé. Pareil pour la réponse à ce mail mal venu de votre collaborateur. Ne réagissez pas immédiatement. Laissez-vous le temps de la réflexion.
# Alléger-vous
Ce qui veut dire ? Déléguer déjà. Demander de l’aide. Faire les tâches qui vous incombent et pas celles d’autrui. Et comprenez que surcharger votre agenda est juste complètement utopique. Prenez en compte ce que vous pouvez effectivement faire, vous le ferez mieux.
On finit par quoi : par un break évidemment ;-)) Vous commencez à me connaitre : My Time is my luxury, ce ne sont pas des blagues. Arrêtez-vous le week-end, faites une pause, ressourcez-vous. Je vous promets que vous n’en gèrerez que mieux votre temps professionnel !
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